ถนน

เทคนิคการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

ถนน

 เทคนิคการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

February 24, 2018

คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบันโปรแกรมพื้นฐานของแต่ละกิจการมีหลักๆไม่กี่อย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Office เช่น Excel, Word และ โปรแกรมบัญชี  ที่แทบทุกกิจการจะต้องมีใช้  นอกจากนั้นก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อสื่อสารประเภท Line หรือ email เป็นต้น

ในบทความนี้ผมจะมารีวิวในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีครับ (Romney and Steinbart (2003) )ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า “โปรแกรมทางการบัญชี คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ ให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้

  1. การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
  2. การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางแผน การสั่งการ และการควบคุม
  3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน ถูกต้อง และเชื่อถือได้ “

ดังนั้นความละเอียดซับซ้อนของโปรแกรมบัญชี จึงเป็นไปตามความละเอียดและซับซ้อนของธุรกิจ กล่าวคือ ถ้าธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น ไม่มีความซับซ้อนอะไรสักเท่าไหร่ อาจจะไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีเลยก็ได้ ใช้แค่เอกสารทำมือ หรือจะใช้ Excel ก็ได้ แต่พอทันที ที่ธุรกิจเริ่มซับซ้อนขึ้น มีข้อมูลมากขึ้นการทำมือ หรือ คุมด้วย Excel ก็อาจจะไม่พอจึงเป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจโดยมากที่หันมาใช้โปรแกรมบัญชีกัน

แล้วจะรู้ได้ยังไงครับว่า ธุรกิจนั้นถึงเวลาที่จะใช้โปรแกรมบัญชี กันแล้วหรือยัง??

โดยธรรมชาติแล้ว  ตอนเริ่มต้นธุรกิจ ผู้ประกอบการจะไม่ค่อยสนใจหรอกครับว่า บัญชีจะเป็นยังไง คือจะสนใจแต่ว่าจะขายได้ไหม จะมียอดขายจากที่ไหน  ส่วนบัญชีค่อยว่ากัน  ดังนั้นตอนแรกๆ ของธุรกิจจะดูยุ่งๆเหยิงหน่อย แต่เมื่อธุรกิจผ่านไปถึงปีที่ 2 ปีที่3 เริ่มมีทุนจะเริ่มหันกลับมาดูบัญชีภายในของธุรกิจเราเองว่า จริงๆแล้วที่มีเงินสดหมุนเวียนนี่มีกำไรที่แท้ทรูเท่าไหร่กันแน่   ตอนนี้ผู้ประกอบการก็จะเริ่มต้นหาโปรแกรมบัญชีที่ตอบสนองธุรกิจของเขา

แต่ในตลาดนี่โปรแกรมบัญชีก็มีเยอะไปหมด  แล้วเราจะเลือกยังไงดี

ก่อนอื่นต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไรบ้าง  โดนปกติแล้วโปรแกรมบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติตามนี้ครับ

  1. ด้านการ Setup ระบบ
    1. อย่างน้อยเลยต้องมีให้ Setup ดังนี้
      1. รหัสพื้นฐานเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
      2. รหัสJob งาน รหัสการบริการต่างๆ
    2. ด้านบันทึกบัญชีได้ (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี)
      1. ลงบันทึกสมุดรายวันได้
      2. ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอขอคืน ได้
      3. ลงบันทึก ภงด 1 3 53 หัก ณ ที่จ่าย ภพ 30 และ ประกันสังคมได้
      4. ออกรายงานแยกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน กระดาษทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน และ งบกระแสเงินสด ได้
    3. ด้านการซื้อ
      1. ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
        1. ใบขอซื้อ
        2. ใบสั่งซื้อ
        3. เอกสารรับสินค้า
        4. เอกสารตั้งหนี้
        5. เอกสารพวกงานซื้อประเภทต่างๆ เช่นซื้อในประเทศ ต่างประเทศ
      2. รายงานการซื้อ เช่นสรุปการสั่งซื้อ สรุปสินค้าจากการสั่งซื้อ
    4. ด้านการขาย
      1. ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
        1. ใบเสนอราคา
        2. ใบสั่งขาย
        3. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
        4. ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
        5. เครดิตโน้ต
        6. เดบิตโน้ต
      2. รายงานเกี่ยวข้องกับการขาย
    5. ด้านการเงินรับ
      1. ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
        1. ใบวางบิล
        2. ใบเสร็จรับเงิน
        3. ใบสำคัญรับชำระ
      2. รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระ และ พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ
    6. ด้านการเงินจ่าย
      1. ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
        1. การรับวางบิล
        2. ใบสำคัญจ่ายชำระ
        3. พวกเอกสารเงินสดย่อย
        4. พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
      2. รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระ และพวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ
    7. ด้านธนาคาร
      1. ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
        1. ปรับปรุงธนาคาร
        2. ดู Bank Statement
        3. บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile Cheque
      2. รายงานที่เกี่ยวข้องกับพวกความเคลื่อนไหว และ ยอดเงินในธนาคาร ซึ่งต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยเช่นกัน
    8. ด้านสต๊อกสินค้า
      1. ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
        1. พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกสินค้า ตรวจนับสต๊อก ปรับยอดสินค้า และอื่นๆ
        2. ในโรงงานก็ควรมีพวกเอกสารสำหรับการผลิต
      2. รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ พร้อมทั้งต้นทุนสินค้าในคลัง
      3. ระบบสต๊อกในปัจจุบันนี้ อย่างน้อย ต้องมีการคำนวณต้นทุนแบบ FIFO และ Moving Average นะครับ ถ้าไม่มีนี่ไร้ค่าเลย เราจะไม่ทราบแม้แต่ว่า ต้องกระจายสินค้าไหนออกบ้าง
    9. ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล
      1. พูดถึงโปรแกรมบัญชี ถ้ามีแต่เก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นพื้นฐานแต่ไม่มีการวิเคราะห์ นี่มันก็ไร้ค่ายังไงไม่รู้ เพราะหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของกิจการนี่เอง
    10. ด้านอื่นๆ เช่นด้านการคำนวณค่าเสื่อม สินทรัพย์ ด้านเงินเดือนประกันสังคมเป็นต้น

คราวนี้พอเราทราบความต้องการขั้นต่ำของโปรแกรมบัญชีที่ใช้ในกิจการแล้ว เราก็ต้องมาดูต่อว่า แล้วธุรกิจเราต้องการแค่ไหน  ต้องการแค่นี้ก็พอแล้ว หรือ ต้องมากกว่านี้อีกเช่น  ธุรกิจเรามีการ pack สินค้าหรือ จัดชุดไปขายตามช่วงเทศกาล ธุรกิจเรามีการสั่งผลิตสินค้าเพื่อขาย ธุรกิจเราไม่ผลิตเลย แต่ไปจ้าง Supplier มาทำให้  หรือธุรกิจเราไม่มีสินค้าเลย  มีแต่แค่บริการอย่างเดียวก็ต้องดูว่าจะควบคุมอะไรบ้าง เป็นต้น  ธุรกิจเราปกติแล้วมีการเบิกงานไปใช้ล่วงหน้าแล้วค่อยมาเคลียร์กันหรือเปล่า หรือสินค้าของธุรกิจเรามันพิเศษเช่นมี Serial No มี วันหมดอายุ มี Lot อะไรประมาณนี้หรือไม่  ซึ่ง ถ้าเรามีความต้องการเหล่านี้  นั่นแสดงว่า โปรแกรมบัญชีที่ตอบแค่ความต้องการขั้นพื้นฐานไม่พอเสียแล้ว

เราจะต้องเลือกใหม่ ที่มี ฟังก์ชั่นสูงมากขึ้นๆ  แต่แน่นอนว่ายิ่งสูงมากราคาก็ยิ่งแพง  ถ้ายิ่งไปถึงระดับ ERP ราคายิ่งเป็นหลักล้าน ดังนั้น ในภาคธุรกิจที่ไม่ได้มีทุนทางด้านระบบสูงขนาดนั้น จึงจำเป็นต้อง ยอมปรับตัวให้เข้ากับระบบส่วนนึง เพื่อให้ใช้ระบบที่ไม่ต้องถึงขั้น ERP ให้ได้

ในปัจจุบันเมื่อโลกมาถึงยุค Cloud โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ก็ได้ปรับตัวให้ขึ้น Cloud เช่นกัน โดยเริ่มแรกในตลาดจะเป็นโปรแกรม straccountonline เกิดมาตั้งแต่ 10 ปีทีแล้ว แต่เข้าใจว่า internet ยุคนั้นช้า บวกกับความไม่เชื่อมั่นในเรื่องความปลอดภัยบน internet โปรแกรมจึงไม่ได้เป็นที่กล่าวขวัญมากมาย   ถัดมาโปรแกรม straccountonline ได้พัฒนา Version ใหม่ขึ้นมาภายใต้ชื่อ ACCCLOUD.CO ซึ่งเป็น ระบบที่มีฟังก์ชั่นสูงกว่าตัวเดิมมาก  ภายใต้เทคโนโลยีใหม่ โดยโปรแกรมเน้นไปทางด้านการผลิตมากขึ้น

 

อะไรคือ Web Based ERP และจำเป็นแค่ไหนในองค์กร

 

ถ้าพูดถึงการนำระบบ ERP มาใช้ในองคฺ์กร  หลายๆท่านอาจจะคุ้นชินกับการติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องของเราเองและทำงาน Routine ไปในแต่ละวัน  ซึ่งในยุคอดีตที่ internet ยังไม่มีบทบาทกับชีวิตประจำวันสักเท่าไหร่ การใช้โปรแกรมบน Web Based อาจจะไม่จำเป็นนัก แต่เมื่อเวลาเปลี่ยนไป  พฤติกรรมของคนในสังคมก็เปลี่ยนตามไปด้วยกันโดยสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในปัจจุบัน

 

การทำงานร่วมกันบนระบบ Cloud เริ่มมีบทบาทกับคนในยุคปัจจุบัน ทั้งด้านการสื่อสารและ ข้อมูลข่าวสารต่างๆ  ระบบ Internet จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นมากยิ่งขึ้น

ในองค์กร เราปฏิเสธไม่ได้เลยว่าบัญชี คือหัวใจขององคฺ์กร ที่จะเก็บข้อมูลการเงิน รายได้ ค่าใช้จ่าย สินค้า และ อื่นๆด้วยโปรแกรมบัญชี   ดังนั้น โปรแกรมบัญชีที่ทำงานผ่าน CLoud ด้วยเทคโนโลยี Web Based (หน้าจอทำงานบน Google Chrome/ Safari / firefox) จึงเป็นสิ่งที่โปรแกรมทุกโปรแกรมในอนาคตจะต้องเดินไปในทิศทางนี้  ด้วยสาเหตุดังนี้

  1. การขยายตัวสอดคล้องไปกับเทคโนโลยีในอนาคต หากยังยึดติดกับรูปแบบโปรแกรมที่ทำงานโดยต้องติดตั้งผ่าน windows  แน่นอนว่า การขยายตัวลำบาก ซึงจะมีผลต่อการเติบโตขององค์กรเช่นกัน (พื้นฐานไม่ดี)
  2. การพัฒนาของ เทคโนโลยี internet และ ความเร็วที่สูงมากขึ้น ดังนั้น การทำงานของคนในองค์กรในอนาคต จะเป็นรูปแบบเคลื่อนที่ตลอดเวลา ( Mobility )  ทำให้โปรแกรมบัญชีต้อง สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานด้วยเช่นกัน
  3. การเติบโตของนวัตกรรมใหม่ๆ ที่เข้ามา Disrupt ตลาดได้ตลอดเวลา แน่นอนว่า ถ้าเราปรับตัวไม่ทัน ไม่นานนักจะโดนตายไปอย่างแน่นอน

ดังนั้นในการเลือกซื้อโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าโปรแกรมใดก็ตาม ขอให้ผู้ที่จะซื้อตัดสินใจเงื่อนไขตามนี้ว่า

  1. โปรแกรมนี้สามารถเข้ามาช่วยการทำงานให้สะดวกขึ้นและ ตอบโจทย์ความต้องการหรือไม่
    2. โปรแกรมนี้ทำงานแบบ Web Based Application บน Cloud หรือไม่ (ไม่ใช่เป็นโปรแกรมบน Windows แล้วไป ฝากไว้กับ Server ที่ใดที่หนึ่งแล้ว Remote เข้าไปทำงาน  นั่นเป็นเทคโนโลยีเก่ามาก ซึ่งทั่วโลกเขาหยุดใช้กันหมดแล้ว)  ถ้าเป็นแบบนั้น อย่าใช้เลยครับ เพราะเสียเงินใช้ไป ไม่นานก็ต้องเปลียนอีก เปลืองเงินและเวลาโดยใช่เหตุ
    3. โปรแกรมนี้ รองรับเทคโนโลยีในอนาคตได้จริงๆหรือไม่  และ รองรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยมาตรฐาน API Web service ได้หรือไม่  ถ้าไม่ได้ ก็อย่าใช้เลยครับ วันหลังเราไม่สามารถเอาข้อมูลเราไป Plug in กับระบบอะไรได้เลย นอกจาก Excel สุดท้ายต้องมาเสียเงินจ้างคนเพิ่มเพื่อให้ทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน

ด้วยเหตุนี้ โปรแกรมบัญชี AccCloud.co จึงได้ถูกพัฒนาเพื่อตอบวัตถุประสงค์ทางด้านนี้ และเราได้เติบโตขึ้นมาในFunction ระดับเดียวกับ ERP ขนาดใหญ่  ดังนั้น โปรแกรมบัญชี AccCloud.co จึงจัดได้ว่าเป็นโปรแกรมลูกผสมระหว่างโปรแกรมบัญชี กับ โปรแกรม ERP ในองค์กร   ที่ทำงานบน Cloud ผ่าน Web Broser อย่างแท้จริง

Click to add a comment

You must be logged in to post a comment Login

Leave a Reply

More in ถนน

1.2

สินเชื่อโคราช เพื่อนแท้ฯ ที่พร้อมดูแลทุกความต้องการของคุณ

ภูดิศ เรืองเดชมนตรีธันวาคม 3, 2018
58ec41d115f0206d4f9fc148_58ec43f415f0206d4f9fc160

5 เคล็ด(ไม่)ลับ แต่งคอนโดห้องเล็ก ให้กลายเป็นห้องใหญ่

ภูดิศ เรืองเดชมนตรีพฤศจิกายน 29, 2018
เครื่องกรองน้ำ

บริการติดตั้งทั้งจังหวัด เชียงใหม่ เชียงราย ลำพูน ลำปาง แม่ฮ่องสอน พะเยา แพร่ น่าน อุตรดิษต์ ตาก สุโขทัย กำแพงเพชร ฯลฯ

ภูดิศ เรืองเดชมนตรีพฤศจิกายน 15, 2018
สมัครงานวิ่ง

สมัครงานวิ่งเพื่อสุขภาพ งานเดิน-วิ่งโรตารี่ทองผาภูมิมินิฮาล์ฟมาราธอนครั้งที่ 1

ภูดิศ เรืองเดชมนตรีตุลาคม 29, 2018
รองเท้าผ้าใบ

รองเท้าผ้าใบแฟชั่น เรื่องควรรู้ ก่อนซื้อ!

ภูดิศ เรืองเดชมนตรีตุลาคม 27, 2018
ขายบ้าน

ขายบ้าน

ภูดิศ เรืองเดชมนตรีสิงหาคม 17, 2018
canale_1

6 ร้านอาหารแนะนำ สุดชิวย่านฝั่งธน

Sogoodตุลาคม 12, 2015
4 ที่ hangout กรุงเทพ ย่านราชพฤกษ์4

4 แหล่ง แฮงเอาท์ สุดฮิปย่านราชพฤกษ์

Sogoodกันยายน 18, 2015
ดาวน์โหลด (1)

ถนนเพชรบุรี

Sogoodธันวาคม 3, 2014